Kur ju thirreni në një mbledhje, padyshim do të përballeni me disa probleme që hasen rëndom, kur çdo grup mblidhet së bashku. Natyra e këtyre problemeve është e zakonshme, por nëse ato nuk menaxhohen në mënyrën e duhur do të shkaktojnë probleme.
Përpara se të diskutoni çështje strategjike duhet të mbahet parasysh se në radhë të parë duhet të përcaktohen në mënyrë të qartë rolet dhe mënyra e procedimit në mbledhje.
Ja 7 mënyra për një mbledhje efektive”
1. Përdorni axhendën për të pasur një “pikturë” të qartë të çështjeve, që do të trajtoni në mbledhje. Më shumë se të dëgjoni çështjet, përdorni axhendën për të shpjeguar se sa tema të ndryshme duhet të trajtohen dhe sa kohë mund të marrë diskutimi i tyre. Krijoni një listë të temave, për të cilat persneli duhet të përgjigjet së bashku me motivacionet përkatëse. Për të shmangur leximin e tyre nga personeli gjatë mbledhjeve dërgojeni atë bashkë më materialet paraprakisht te personeli, që t´u jepni punonjësve kohë për të lexuar.
2. Përgatituni, përgatituni, përgatituni. Nëse ju do t´i keni shkresat gati, mbledhja do të vijojë sipas një strukture të detajuar dhe do të shërbejë si një guidë për të gjithë.
3. Ata që vijnë vonë nuk përbëjnë problem për ju! Të nisni me vonesë një mbledhje mund të jetë jë veprim, i cili mund të shkaktojë mërzitje te shumica, kështu gjithmonë nisni në orarin e caktuar dhe injoroni ata që janë me vonesë. Kur ata të kenë zënë vend në tavolinë, mënjanoni diskutimet për të gjetur arsyet e vonesës, por jepini mundësinë për t´i vënë në dijeni se çfarë është diskutuar gjatë mungesës së tyre në fund të mbledhjes.
4. Përdorni një tabelë që rrotullohet ose një dërrasë të bardhë për të regjistruar dhe nënvizuar idetë e sugjerimet. Krijoni një “hartë mendjeje” (Mind Map). Përqendrohuni në atë çka ju thotë skuadra juaj, tregoni interes dhe respektoni ndjenjat dhe informacionet e tyre. Mund t´iu duhet të grumbulloni ide apo këndvështrime të tjera pas mbledhjes, kështu mos krijoni presion në vendimmarrje.
5. Krijoni një metodë për të mbajtur minutat nën kontroll dhe për të shmangur lojërat e tepërta me fjalët. Përdoreni këtë model dhe shpërndajeni atë te personeli juaj, 24 orë përpara mbledhjes në mënyrë të tillë që të sigurohet koha e nevojshme për çdo ndryshim.
6. Përdorni shënime të “zgjuara”: specifike, e matshme, e arkivueshme, realiste, në varësi të kohës. Sigurohuni që të gjithë të jenë të qartë lidhur me hapat, që duhet të ndërmarrë në vazhdim, duke iu referuar edhe shënimeve ose praktikave të mëparshme. Përpiquni të gjeni mënyra efikase për të tërhequr vëmendjen e personelit nëse shfaqen çështje jashtë axhendës.
7. Ndonjë biznes tjetër? Kujdesuni që të mos përhapni informacione ose copëza idesh në një audiencë të “dyshimtë” ose mbylleni mbledhjen me gjëra pa rëndësi.
