Është e zakonshme të shkruani në një mënyrë të caktuar përgjigjen automatike të emailit, kur jeni me pushime, por kjo mund t’ju shkaktojë probleme të panevojshme kur të ktheheni.
Nëse jeni me pushime këtë verë, një nga detyrat e fundit, përpara se të niseni për pushime, do të jetë vendosja e një përgjigjeje automatike jashtë zyrës për adresën e mesazheve elektronike.
Është një detyrë e thjeshtë, por e rëndësishme, që shumë prej nesh e ngatërrojnë gjatë gjithë kohës.
Gabimi i parë është të mos vendosni një përgjigje automatike
“Sigurisht, është e lehtë të harrosh, kur pret me padurim të nisesh me pushime,” tha Angela Karachristos, trajnere karriere që ka punuar në burimet njerëzore. “Duke mos e bërë këtë, mund të dëmtohet potencialisht besueshmëria juaj si koleg i përgjegjshëm dhe i dobishëm.”
Por, pasi të keni formuluar tekstin, gjithsesi duhet të merrni mesazhet e duhura, për të shmangur dhimbje koke më të mëdha pas kthimit.
Kjo është pjesa, ku shumë prej nesh bëjnë gabimin më të madh me përgjigjen automatike, sipas ekspertëve të karrierës.
Ja çfarë është dhe çfarë duhet të thoni në vend të kësaj:
Gabimi i madh, është përcaktimi i një date për të kthyer përgjigje
Shumë prej nesh, bëjnë premtime që do të jenë stresuese për t’i mbajtur. Nëse thoni se do të përgjigjeni pasi të jeni kthyer, disa njerëz mund të presin, që ju t’u përgjigjeni atyre menjëherë.
Kjo krijon presion të panevojshëm mbi ju dhe e bën kthimin në punë edhe më stresues.
Bonnie Dilber, rekrutuese me kompaninë e automatizimit të aplikacioneve Zapier, rekomandon të jepni një afat kohor të qartë, se kur duhet të presin një përgjigje.
“Unë sugjeroj ta bëni këtë disa ditë pas kthimit tuaj. Pra, nëse ktheheni më 6 qershor, le ta dinë se do të dëgjojnë nga ju javën e 12 qershorit, ” tha ajo.
Përcaktimi i kohës do t’ju ndihmojë në planin afatgjatë
Emailet informuese jashtë zyrës, kanë për qëllim t’ju ndihmojnë të vendosni kufij, ndërsa jeni larg. Nëse thoni se jeni i arritshëm, njerëzit do të përpiqen t’ju arrijnë.
Dilber tha se është gabim të lini të dhënat tuaja. “Nëse lini një email ose numër telefoni, njerëzit do ta përdorin atë,” tha ajo.
Trajnerja e karrierës Ebony Joyce, ndau një gabim që ajo ka bërë në të kaluarën me emailin e saj, duke thënë se kishte akses të kufizuar në email, dhe më pas përfundoi duke u përgjigjur gjatë gjithë ditës.
“Unë po i lejoja njerëzit të vendosnin pritshmërinë, që edhe pse jam jashtë zyrës, unë përsëri u përgjigjem emaileve,” tha ajo.
Tani, kur shkon në konferenca, Joyce tha se ajo saktëson: “Unë po kontrolloj emailet, një herë në mëngjes, një herë në pasdite dhe një herë në mbrëmje.”
“Me një ose dy fjali, tregoni datat kur do të jeni me pushime dhe kush mund të kontaktohet në mungesën tuaj. Kjo është gjithçkan që duhet të di.” tha Karachristos.
Në mënyrë ideale, ju duhet të jepni disa detaje të tjera përtej faktit, që nuk ndodheni në zyrë.
Por, mbani në mend, se as nuk keni nevojë të keni një shpjegim të gjatë se pse nuk jeni në dispozicion.
Vendosja e detajeve të qarta për disponueshmërinë tuaj, do të ndihmojë gjithashtu ekipin.
“Disa situata mund të jenë urgjente dhe nëse njerëzit nuk janë të sigurt se kë të kontaktojnë, ata ose do të përpiqen t’ju gjejnë, ose mund të fillojnë të kontaktojnë rastësisht me kolegët tuaj,” tha Dilber. “Vendosni dikë, që e njeh punën tuaj si pikë kontakti dhe ndani çdo informacion të rëndësishëm me të, përpara se të niseni. Në këtë mënyrë, ju mund të shkëputeni plotësisht.”
Përgatitini të gjithë për mungesën tuaj
Vendosja e një emaili automatik gjatë kohës kur nuk jeni në zyrë, duhet të jetë gjithashtu mënyra e vetme për t’u treguar njerëzve brenda dhe jashtë organizatës, për kohën tuaj të lirë.
Ju gjithashtu mund të kontaktoni në mënyrë proaktive njerëzit, që mund të presin emailin tuaj, përpara se të largoheni, tha Dilber.
Ajo vuri në dukje se kur rekrutuesit në ekipin e saj marrin pushimet, ata lidhin çdo menaxher punësimi, si dhe çdo kandidat, me një anëtar tjetër të ekipit. “Në këtë mënyrë, ata njerëz e dinë se ku të shkojnë për mbështetje,” tha ajo.
Koordinimi me kolegët dhe vendosja e përgjigjejes automatike, mund të marrë disa minuta shtesë nga dita juaj, por do t’ju ndihmojë të ulni stresin pas kthimit.
Në këtë mënyrë, koha e pushimit mund të jetë çlodhëse, dhe do të ndihet si pushim. / Monitor
